Projecten

Bij de opleiding HBO-ICT aan beginnen studenten met het ‘basissemester’. Hier krijgen ze een breed scala aan vakken om het vakgebied ICT in al zijn facetten te ontdekken. Na dit semester kunnen ze kiezen uit vijf specialisaties, waaronder Innovative Development. Wat deze specialisatie uniek maakt, is dat studenten geen traditionele colleges of toetsen hebben. In plaats daarvan werken ze elk semester aan een uitdagend project, in samenwerking met een echte opdrachtgever. Ze bedenken innovatieve ICT-oplossingen voor bestaande problemen.

Dit semester zijn Tim Dekkers, Tosca Horstink en Emma den Brok van O&P Rijk (Organisatie en Personeel Rijk) één van de opdrachtgevers. Twee enthousiaste studentengroepen hebben zich gestort op het verbeteren van het onboarding-proces binnen O&P Rijk. In dit artikel delen Amber, Tom, Owen en Dennis graag meer over hun project en de oplossing die ze bedacht hebben.

Wie zijn jullie?
Voor de onboarding-challenge zijn er twee projectgroepen. Wat deze groepen zo interessant maakt, is dat deze uit zowel eerste- als vierdejaars studenten bestaan. Groep één bestaat uit Amber, Giowell, Kéllan, Tom en Erol en groep twee bestaat uit Dennis, Owen, Helin, Thomas en Jarrel.

Wie is jullie opdrachtgever?
De opdrachtgevers voor onze challenge zijn Tim Dekkers, Tosca Horstink en Emma den Brok van O&P Rijk. Amber legt uit dat O&P Rijk een organisatie is binnen de Rijksoverheid voor alle HR-zaken.

Wat houdt het project in en wat voor een oplossing hebben jullie bedacht?
O&P Rijk heeft behoefte aan een nieuw onboarding-proces. Beide groepen zijn tijdens de onderzoekende fase tot de conclusie gekomen dat er geen centraal onboarding-proces is. Om alle nieuwe collega’s dezelfde goede start te geven, is het belangrijk dat hier goed over na wordt gedacht. O&P Rijk daagt daarom de twee projectgroepen uit om een onboarding-proces te ontwikkelen dat beter werkt en tegelijkertijd ook leerzamer, vermakelijker en leuker is.

Amber legt uit dat groep één een spel heeft ontwikkeld dat zich voornamelijk richt op de ‘hard-onboarding’. Denk hierbij aan het ontvangen van een laptop, inloggegevens en de WID-scan. ‘’Het doel van het spel is om spelers punten te laten verdienen, zodat ze die kunnen gebruiken om een kantoor in te richten. Daarnaast heeft het spel ook een doel, namelijk het voltooien van een checklist. Binnen het spel wordt elke speler toegewezen aan een buddy, aan wie ze vragen kunnen stellen. Deze vragen worden opgenomen in de checklist. Bij het bedenken van het spel was het hoofddoel om ons te concentreren op het buddysysteem en een avontuurlijk spelervaring te bieden. De checklist is ontworpen als een bouwblokconcept, waarbij de organisatie de specifieke taken invult die nieuwe medewerkers moeten voltooien. Hierdoor weten zij precies wat de onboarders nodig hebben, zoals het ophalen van hun laptop en het navigeren op het medewerkersnetwerk,” vult Tom aan.

Groep twee daarentegen richt zich voornamelijk op de 'soft-onboarding'. Owen vertelt dat ook zij een game hebben bedacht. Deze wordt in tegenstelling tot de andere groep fysiek uitgevoerd. ‘’De game bestaat uit een interactieve speurtocht door het kantoor. Hiervoor maken we gebruik van M5-sticks met bluetooth, die we strategisch plaatsen bij bijvoorbeeld de printer op een kantoor. Zodra medewerkers met hun telefoon in de buurt komen, ontvangen ze een melding en moeten ze de opdrachten voltooien om het betreffende apparaat te vinden,” vertelt Dennis.

Owen vult aan: ‘’Door ze daadwerkelijk door het hele kantoor te laten lopen, leren ze niet alleen de locaties van de apparaten kennen, maar ook andere belangrijke plekken en faciliteiten. Ten tweede willen we nieuwe medewerkers in contact brengen met hun collega's. Tijdens de speurtocht zullen ze wellicht vragen moeten stellen aan andere medewerkers, waardoor ze de gelegenheid hebben om elkaar beter te leren kennen’’.

Wat zijn de volgende stappen?
De volgende fase voor groep één was het maken van een prototype. Nadat we het spel hadden uitgewerkt, hebben we het laten testen door zestig werknemers. Daarna hebben we de reactie van veertig mensen als feedback verwerkt. “Op basis van de feedback gaan we een prototype maken, zodat een andere groep het spel in productie kan nemen. Verder gaan we aan de slag met Unity, een pakket van software om games te maken. Wanneer we dit programma in de vingers hebben, kunnen we onze game maken,” vertelt Tom.

“Ons belangrijkste doel is om de zwakke en sterke punten van het product te identificeren,” vertelt Owen. ‘’We willen een test op school uitvoeren met post-its in plaats van microsticks en mondelinge feedback in plaats van een warm-koudsensor. We noemen dit een low-fidelity prototype. Na deze fase perfectioneren we het product. Helin werkt aan de microcontrollers, Owen en Thomas aan de back-end programmering, en Dennis en Jarrel gaan aan de slag met de front-end en gebruikersinterface.’’

Wat vonden jullie het meest verrassende tijdens het project?
Tom vertelt dat hij het erg verrassend vond hoe positief de opdrachtgevers waren over de ideeën waar ze mee kwamen. ‘’Ik had van tevoren verwacht dat ze sommige ideeën misschien minder goed vonden, maar dit was niet het geval. Ze vonden het er vaak echt interessant uitzien.’’

Dennis vertelt dat het ze ook verbaasde hoeveel vrijheid zij kregen. ‘’Toen we begonnen gaven ze aan: verzin een aantal ideeën en laat je niet beperken door kaders. Hierdoor hebben we in het begin heel erg moeten doorvragen wat ze echt graag wilden terugzien in het proces.” Owen voegt hieraan toe dat ze het erg fijn en leerzaam vonden om deze vrijheid te krijgen, maar dat ze wel handvatten nodig hadden om het onboarding-proces goed aan te pakken.”

Laatste vraag: wat vinden jullie het leukste aan het project?
“Het leukste aan het project vind ik de opmaak,” vertelt Amber enthousiast. ‘’Bij Innovative Development heb je ook de vrijheid om je eigen pad te volgen.’’ Verder vertelt ze dat zij de vrijheid binnen het project ook heel fijn vindt. Ze legt uit: ‘’Onze opdrachtgevers geven aan dat we een onboarding-proces moeten maken en dat moeten onderzoeken. Op het gebied ideevorming krijgen we bijvoorbeeld veel vrijheid. Wij gaan namelijk iets heel anders maken dan groep twee’’. Tom haakt hierop in dat hij deze vrijheid ook heel fijn vindt. Hij legt uit: ‘’Er is niet één duidelijke route, maar het is juist heel open omdat je tijdens het ontwerpproces verschillende manieren kunt verzinnen om toe te passen.’’

Ook Owen en Dennis hebben een aantal punten die zij leuk vinden aan het project. Zo vertelt Owen dat hij elke dag thuis komt met het gevoel dat hij met iets praktisch bezig is geweest. ‘’Alles wat ik doe zal ik buiten mijn studie ook vaker tegenkomen. Zo leer ik om te werken en te communiceren met een groep.’’ Dennis geeft aan dat hij het leuk vindt om naar een eindproduct toe te werken. ‘’Ik volg natuurlijk geen IT-studie om alleen maar onderzoek te doen. Toch vind ik het wel heel leuk om te weten dat de onderzoeken ook echt van toegevoegde waarde zijn bij de ontwikkeling van het eindproduct.’’

We willen Tom, Amber, Owen en Dennis heel erg bedanken dat zij hun verhaal wilden delen over het proces van de onboarding-challenge. Op 30 juni vindt de Challenge Expo plaats in de Dutch Innovation Factory in Zoetermeer en presenteren beide groepen hun project.

Geschreven door: Fleur Vogels (De Haagse Hogeschool).